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FACTS ARENA Scanner 5/2019

Kategorie: Aktuelle Ausgabe

Experten im Medienbruch

Informationen auf Papier in digitale Daten umwandeln – dafür braucht man Scanner. FACTS erklärt, was Scanner leisten, und schickt vier auf Dokumente spezialisierte Scanner in die Arena, um sie einem Vergleichstest zu unterziehen.

Dass noch immer so viele Papierdokumente produziert werden, ist eigentlich ein Anachronismus. Natürlich gibt es Inhalte, die auf Papier einen wertigeren Eindruck machen. Bei einem Prospekt oder Katalog spielt das haptische Erlebnis eine Rolle, eine hochwertige Unternehmensbroschüre macht viel mehr her als ein Link auf die Website oder ein entsprechendes PDF im E-Mail-Anhang, und auch Arbeitsunterlagen bieten auf dem Tisch oft eine bessere Grundlage als das digitale Äquivalent. Doch gerade bei geschäftlicher Korrespondenz stellt das Papier eine Hürde dar. Sie wird in den allermeisten Fällen am PC erzeugt, mitunter sogar hochgradig automatisiert, dann ausgedruckt, kuvertiert und per Post verschickt. Der Empfänger führt entweder Parallelarchive mit E-Mails und Papierakten oder er sieht zu, dass er seine Eingangspost in einen digitalen Zustand überführt, damit er alle Unterlagen zusammen hat. Dafür scannt er sie und bringt sie in den digitalen Ausgangszustand zurück: der zweite Medienbruch für das Dokument.

So lange noch Briefe geschrieben und andere analoge Unterlagen erzeugt werden, spielt der Scanner eine wichtige Rolle: Er bildet das Tor für starre Informationen auf Papier in das digitale Dokumentenmanagement. Scanner werden zudem immer intelligenter, indem sie nicht mehr nur ein Papier „abtasten“ und ein Abbild von ihm erzeugen, sondern mit Software ausgestattet sind, die ein Blatt geraderückt, Falzkanten und Heftlöcher optisch entfernt und insbesondere die Zeichen elektronisch lesbar macht sowie einen Index bereitstellt, in den ergänzende Angaben eingetragen werden können. Das digitale Vorhalten von Dokumenten erleichtert insbesondere die Suche. Sachbearbeiter sind in der Lage, am Telefon eine Kundenanfrage sofort zu beantworten, wenn sie die intern gespeicherten Informationen und die dazugehörige Korrespondenz direkt am Arbeitsplatz aufrufen können.

WELCHER SCANNER WOFÜR?

Wo mehr als ein halbes Dutzend Seiten am Tag gescannt wird, sollte ein professioneller Dokumentenscanner stehen. In der Arena hat FACTS genau solche Scanner miteinander verglichen. Anders als Flachbettscanner verfügen sie über einen automatischen Einzug, und im Unterschied zum Multifunktionssystem ist der Einzug auf „Gebrauchtpapier“ spezialisiert: In der Regel kommt so ein Scanner mit den verschiedensten Formaten von der Visitenkarte bis zum auseinandergefalteten A4-Brief-papier sowie mit unterschiedlicher Beschaffenheit vom dünnen Kassenbon bis zur Karteikarte in einem Stapel gut zurecht. Viele dieser Scanner lesen Vorder- und Rückseite in einem Durchgang, die schlaueren erkennen dabei Leerseiten und lassen sie unberücksichtigt.

Der Markt bietet sehr viele verschiedene Scanner für unterschiedliche Anwendungen. Großformatige technische Zeichnungen benötigen andere Scanner als ein Reisepass. Es gibt spezielle Buchscanner, die von oben belichten, damit das Buch geschont wird und einfach umgeblättert werden kann – manche Scanner blättern sogar selbstständig ohne menschliches Zutun. Ein MFP wiederum, der neben drucken und kopieren auch scannen kann, ist durchaus als Topexperte im Medienbruch zu bezeichnen, da er zuerst die Datei auf Papier bringen und ebenso Informationen von Papier wieder in eine Dateiform zurückführen kann.

ANSPRÜCHE UNTERSCHEIDEN SICH

In manchen Bereichen werden Scanner schon abgelöst, beispielsweise sind für Smartphones günstige Apps erhältlich, die die Inhalte von Visitenkarten erfassen, wodurch die kleinen Visitenkartenscanner, die früher auf der Messe nahezu unentbehrlich waren, inzwischen überflüssig sind. Doch handliche Mobilscanner finden noch immer ihre Liebhaber, so etwa Außendienstmitarbeiter, die beim Kundenbesuch Vertragsunterlagen direkt einscannen und hochladen möchten, um den Geschäftsabschluss zu beschleunigen.

Auch im „ganz normalen“ Büro sind die Ansprüche unterschiedlich. Mancherorts reicht ein Durchsatz von 20 Seiten in der Minute allemal, anderswo sind 200 Seiten nicht schnell genug. Auch spielt es eine Rolle, ob das Scannen zentral in der Poststelle oder dezentral am einzelnen Arbeitsplatz oder an einem Schalter stattfindet. Einfachere Scanner werden per USB-Schnittstelle lokal am PC angeschlossen und speichern die Dokumente ebendort. „Stand alone“-Scanner arbeiten ganz autonom. Für die zentrale Ablage ist es wichtig, dass der Scanner netzwerkfähig ist. Auch per WLAN-Hotspot können Dokumente an einen Zielort übertragen werden. Wo Formulare mit mehreren Seiten Umfang oder mehrseitige Korrespondenz verarbeitet werden, ist Stapelverarbeitung sinnvoll. Dafür ist zudem generell ein Duplexscanner zu empfehlen. So werden von allen Dokumenten Vorder- und Rückseite gescannt, nichts geht verloren und es bleibt zusammen, was zusammengehört. Produktionsscanner für ganz große Dokumentenmengen verarbeiten auch Stapel, deren Dokumente in unterschiedlichen Dateien abgelegt werden sollen. Zur Trennung vieler mehrseitiger Dokumente voneinander werden vor dem Scannen Barcodes aufgebracht.

Für ganz normale Korrespondenz ist eine niedrige Auflösung von 150 dpi vollkommen ausreichend. Anders sieht es bei Fotos aus – zum Beispiel in Verbindung mit Schadensmeldungen bei einer Versicherung. Große Herausforderungen stellen auch Formulare mit schraffierten Flächen dar. Für sie gibt es spezielle Softwares, die nur die relevanten Felder auslesen oder bestimmte Farben ausblenden; beim üblichen Scannen können sie leicht zu schlecht lesbaren Dokumenten werden.

Es gibt keinen Dokumentenscanner mehr, der ohne Software verkauft wird. Früher musste diese immer dazugekauft werden, die Hersteller waren meistens andere. Heute wird die „Intelligenz“, die neben der Mechanik und der Belichtungstechnik erforderlich ist, immer stärker in den Scanner verlagert. Mindestens eine „kleine“ Software ist bei jedem Scanner im Lieferumfang enthalten, damit man Scaneinstellungen vornehmen und das Image im Anschluss ansehen und speichern kann. Darüber hinaus sind Weiterverarbeitungssoftwares erhältlich, die der Hersteller direkt mit anbietet: die Texterkennung (OCR), Software zur Verbesserung der Bildqualität oder gleich eine komplette Archivlösung.

ARENA

In der FACTS-Arena stellten sich vier Scanner einem Vergleich: AD260 von Avision, WorkForce DS860 von Epson, fi-7160 von Fujitsu und Alaris S2050 von Kodak Alaris. Dabei handelt es sich um einfache Desktop-Scanner mit USB-3.0-Anschluss, die einen PC zur Verarbeitung und Ablage benötigen. Sie haben kompakte Abmessungen und nehmen wenig Platz auf dem Schreibtisch ein. Ganz im Sinne der Geschäftspost sind sie auf A4-Dokumente spezialisiert, verarbeiten aber auch kleinere Formate bis hinunter zur Visiten- oder Kreditkarte, sie ziehen die Belege über einen automatischen Einzug ein und scannen Vorder- und Rückseite in einem Arbeitsgang, ohne dass dadurch die Geschwindigkeit gegenüber dem Simplexscan beeinträchtigt werden soll. Preislich bewegen sich die Testkandidaten zwischen 500 und 750 Euro. Die Preisangaben in der Übersichtstabelle auf Seite 24 kommen nicht von den Herstellern selbst, die sich häufig schwertun, da sie ihren Fachhandelspartnern bei der Preisgestaltung keine Steine in den Weg legen möchten. Die in der Tabelle angegebenen „Straßenpreise“ aus dem Internet liegen zumeist deutlich unter dem vom Hersteller empfohlenen Preis und schwanken von Portal zu Portal stark.

Rechnung verknittert im Scanner

ÄRGERLICH: Statt ein Bild für die Weiterverarbeitung und das Archiv zu erstellen, hat der Epson WorkForce DS860 Kassenbons meistens zerknüllt.

Durchzug Scanner

DA KLEMMT NICHTS: Der gerade Papierverlauf in allen Scannern sorgt für schonende Verarbeitung. Falls es doch zu einem Papierstau kommt, lässt er sich ganz leicht beheben.

Medienbruch
GLEICHE BEDINGUNGEN: Im Vergleichstest wurden die vier Scanner mit denselben Dokumenten „gefüttert“.


Große Unterschiede zeigten sich beim Qualitätstest. Interessanterweise hat hier jeder Scanner andere Stärken, einen Besten oder Schlechtesten konnte die FACTS-Redaktion nicht ermitteln. Bei einem Dokument mit farblicher Hinterlegung war es der Epson, bei dem der Text am besten lesbar war, dicht gefolgt vom Kodak Alaris, während Fujitsu und Avision recht grobe Punkte hervorbrachten, die die Lesbarkeit stark beeinträchtigen. Bei Kleingedrucktem in Rot hingegen lag Avision vorn, Kodak Alaris und Fujitsu erzielten recht gute Ergebnisse, beim Epson wurde der Text weitgehend unleserlich. Fotos sahen beim Kodak Alaris am ehesten aus wie das Original, auch beim Fujitsu wurden sie authentisch, beim Avision hingegen zu satt und beim Epson zu blass. Übliche Geschäftspost, bei der die Farbechtheit des Logos keine Rolle spielt, bringen alle vier Kandidaten gleich gut auf den Bildschirm, sodass sie klar lesbar und für die Texterkennung gut vorbereitet sind: Dafür sind die vier Scanner bestens geeignet.

FAZIT

Alle vier Testkandidaten haben sich als solide erwiesen und die meisten Testaufgaben gelöst. Der Avision AD260 beispielsweise hat bei sporadischem Einsatz den Vorzug, dass er sich wunderbar verstauen lässt, im Dauerbetrieb allerdings machen sich seine Lüftergeräusche störend bemerkbar. Außerdem erwies er sich bei gemischten Dokumenten als unzuverlässig: Den zugegebenermaßen schwierigen Teststapel von FACTS schaffte er nicht, während seine Widersacher ihn fast immer bewältigen konnten. Für den Epson WorkForce DS860 sollte man sich nicht entscheiden, wenn man beispielswese für Reiseabrechnungen viele Kassenbelege zu scannen hat. Ansonsten ist er ein ebenso zuverlässiger Scanner ohne nennenswerte Mängel wie der Fujitsu fi-7160.

Vier Scanner

Der Kodak Alaris S2050 fiel im Test vor allem dadurch auf, dass er nicht auffiel: Der Scanprozess verlief nahezu störungsfrei und bei der Bildqualität schnitt er überdurchschnittlich gut ab. Positiv hervorzuheben ist der zuschaltbare „Rüttler“ im Einzug, der die Verarbeitung gemischter Belege noch einmal verbessert, außerdem die Tatsache, dass man ihn auch nachträglich noch mit Flachbett und/oder Reisepasseinheit ausstatten kann. Das geht bei den Mitstreitern nicht. Aufgrund der meisten Qualitäten kürt FACTS den Alaris S2050 zum Testsieger. Generell rät FACTS: Am besten stellt man vor dem Kauf eines Scanners typische Dokumente zusammen, wie sie im Alltag verarbeitet werden sollen, undtestet damit selbst beim Fachhändler mehrere Geräte, indem man sie hinsichtlich Verarbeitung und Bildergebnis miteinander vergleicht.

Anja Knies

 

Tabellenankuendigung ARE Scanner

 

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 Foto: shutterstock, Silke Cremer

 
 
 
 

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